السكرتارية (المفهوم - والوظائف )secret

مفهوم السكرتارية :

هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .

وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .

وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)

والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...


تعريف السكرتير :

هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل

معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير

·         اولا - معالجة البريد

1.  يستلم البريد اليومي
2.  يفرز البريد اليومي
3.    يعرض البريد على المدير
4.   يوجه البريد حسب الاختصاص
5.   يصور البريد الوارد حسب الاهمية
6.  يوزع البريد على الاقسام المختصة
7.  يحفظ البريد الموجه للحفظ
8.   يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر
9.     يرسل البريد الصادر

§         ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

1. 1.      يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
2. 2.      .يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
3. 3.      .يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
4. 4.      .يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص
5. 5.      .يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
6. 6.      .يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير

§         ثالثا - اعداد المراسلات :

1. 1.      يحرر المادة المكتوبة
2. 2.      .يطبع المادة المحررة
3. 3.      .يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة
4. 4.      .يصور الاوراق والمستندات المطلوبة
5. 5.      .يصمم النماذج المطلوبة للعمل

§         رابعا - تنظيم الاجتماعات :

1. 1.      يحجز قاعة الاجتماعات
2. 2.      .يوجه الدعوة للمشاركين
3. 3.      .يجهز قاعة الاجتماع
4. 4.      .يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع
5. 5.      .يدون الملاحظات في الاجتماع
6. 6.      .يعد محضر الاجتماع

1. 7.      .يوزع محضر الاجتماع.

§         خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

1. 1.      يسجل بيانات الزوار
2. 2.      .يعرض الاجندة على المدير
3. 3.      .يجهز البيانات المطلوبة

§         سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

1. 1.      يستقبل الزوار
2. 2.      .يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة
3. 3.      .يقوم باستقبال كبار الضيوف

§         سابعا - ترتيب السفريات:

1. 1.      يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
2. 2.      .يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
3. 3.      .يجهز ملف السفر
4. 4.      .يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
5. 5.      .يلغى الزيارة حسب طلب المدير

§         ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

1. 1.      يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
2. 2.      يصنف المحفوظات .
3. 3.      يرمز المحفوظات.
4. 4.      يفهرس المحفوظات .
5. 5.      يحفظ المحفوظات .
6. 6.      يتلف المواد المحفوظة.
7. 7.      يحضر الملفات عند الطلب.

§         تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

1. 1.      يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2. 2.      يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3. 3.      يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4. 4.      يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

§         عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

1. 1.      يؤمن المواد والمستلزمات.
2. 2.      يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
3. 3.      يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
4. 4.      يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
5. 5.      يحضر المصروفات النثرية للادارة.

§         الحادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office

1. 1.      يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج
2. 2.      يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج
3. 3.      .ينشى الجداول باستخدام

 

وظيفة السكرتارية : المفهوم / الأهمية / الأنواع

مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية

الإدارة المكتبية الحديثة الوظيفة و المتطلبات والمواصفات

§        

1. مفهوم السكرتارية

•    مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial  ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary  هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .

•    ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها .

1. أهمية السكرتارية 

    يتمثل العمل الرئيسي للسكرتارية ( الخاصة / العامة / الفنية ) في المحافظة على أسرار العمل والعاملين ، فالسكرتير الخاص الذي في خدمة رئيس من الرؤساء يطلع على اخطر وأدق المهام والأسرار التي يتبادلها هذا الرئيس سواء كانت تتعلق بمشاكل العاملين أو بأسرار العمل.

   أما السكرتير الفني كسكرتير الاجتماعات فانه يطلع بطبيعة الأحوال على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة بتلك الاجتماعات كسياسات العمل وخططه ، وبرامج القوى العاملة ، أو أنشطة الإنتاج والخدمات والتسويق والتخزين والتوزيع أو المشاكل المالية الخاصة بالشركة وغيرها …… .

    أما السكرتير العام أو الأمين العام فهو بطبيعة وضعه يطلع على المعاملات الواردة للمنشأة ، كما يشرف على الخدمات الإدارية وما تحتويه من أعمال وأسرار في بعض الحالات.
 

  وإذا كان البعض يقلل من البريق المعنوي لوظيفة السكرتير ، فانه تجدر الإشارة إلى أن المدير الفعال هو الذي يسعى دائما إلى تعضيد مكتبه بالكوادر البشرية ( السكرتارية ) القادرة على القيام بالعمل المكتبي والراغبة فيه . فهو يرى من خلالهم وبعيونهم أحوال العمل وسير وتدفق المعاملات ، وخطط وبرامج الإنجاز ، فهم يديرون وقته بمهارة وينفذون تعليماته بدقه إذا تحلوا بالمهارات الواجد توافرها فيهم ، ولا جاز لنا أن نطلق عليهم بأنهم الساعد الأيمن للمدير والعين الأخرى له ، وبهذا تتحقق الفائدة المرجوة من وجودهم في جهاز خدمي معاون يجعل الصعب يسيرا والمستحيل ممكنا .

وللسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسئولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل ، والتنسيق بين عمل الإدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد الاجتماعات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالشركة والأعداد التمهيدي الخاص بها . واستقبال البريد الوارد إلى المدير وعرضه في التوقيت المناسب وتلقى التعليمات في شأنه وتنفيذها ، وتوجيه مسارات حركة البريد الصادر ، والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف للملفات بعد تصنيف المعاملات وتسجيلها تيسيرا لطلبها عند الحاجة لاسترجاع البيانات والمعلومات التي تحتويها لاتخاذ القرارات المطلوبة بالمستوي المطلوب دون إهدار للوقت المستغرق والجهد المبذول في الإنجاز .

1. تعريف السكرتير 

 انه الشخص الذي يقوم بمساعدة رئيسه  في أداء أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته وكاتم أسراره

1. الفرق بين السكرتارية والطباعة :

تعتبر السكرتارية أعم وأشمل من الطباعة لأن الطباعة جزء من عمل السكرتير والطابع ليس لديه القدرة على الإلمام بأعمال السكرتير أما السكرتير فلابد أن يكون متقن لكل أعمال السكرتارية بما فيها الطباعة .

1. الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :

    تتلخص في :

1. 1.      الصفات الشخصية
2. 2.      الصفات العلمية  
3. 3.      الصفات العملية

أولا الصفات الشخصية :

1. 1.      أن يكون صادقا أمين يحفظ أسرار المنشأة
2. 2.      أن يتميز باللباقة وحسن التصرف
3. 3.      أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة
4. 4.      أن يكون قوى الثقة بنفسه
5. 5.      أن يكون حسن المظهر
6. 6.      أن ينجز العمل بإتقان ودقة
7. 7.      أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع

ثانيا : الصفات العلمية :

1. 1.      أن يكون حاصلا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية
2. 2.      أن يكون واسع الاطلاع على ما يستجد في مجال عمله
3. 3.      أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة
4. 4.      أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المتبعة داخل المنشأة
5. 5.      أن يطلع على الأعمال الحكومية المتعلقة بأعمال المنشأة

ثالثا الصفات العملية :

1. 1.      الطباعة
2. 2.      الإملاء
3. 3.      النسخ
4. 4.      معالجة البريد الوارد والصادر
5. 5.      استعمال الهاتف
6. 6.      معالجة المعلومات والبيانات
7. 7.      مهارات الاتصال
8. 8.      مهارات تحديد المواعيد والاستقبال